Das Motivationsschreiben ist ein wichtiger Teil der Bewerbung. Mit ihm können die eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten perfekt in Szene gesetzt werden. Damit das Schreiben aber auch gelingt, sind einige Regeln zu beachten.
Hintergründe stehen im Vordergrund
Das Motivationsschreiben soll, wie der Name schon sagt, die Motivation hinter der Bewerbung erklären. Dabei geht es vor allem um die Hintergründe der eigenen Qualifikation. Im Gegensatz dazu wird im Lebenslauf nur aufgelistet. Ziel der ersten Kontaktaufnahme, bei der in der Regel auch das Motivationsschreiben mitgeschickt wird, ist es, zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden.
Die Form hilft der Funktion
Auf das Motivationsschreiben gehören das Datum, die eigene Adresse und die Adresse des Unternehmens. Zudem sollte auch die Gestaltung stimmig sein – es braucht also klare Strukturen im Aufbau und beim Text. Darüber hinaus sollten keine Experimente bei Schriftart und Schriftgröße gemacht werden: 10 bis 12 pt Arial oder Times New Roman bieten sich an.
Kurz, prägnant und verständlich
Weniger ist bekanntlich mehr. Das gilt auch für die Länge des Motivationsschreibens. Eine DIN A4-Seite reicht völlig aus. Auch eine prägnante Betreffzeile beziehungsweise eine kreative Überschrift können nicht schaden. Wenn die Ansprechperson bekannt ist, dann empfiehlt es sich auch, diese direkt in der Anrede zu erwähnen. Generell gilt: klar verständliche und einfache Sätze verwenden. Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind Voraussetzung – KorrekturleserInnen können helfen.
Gliederung ist alles
Und was kommt nach der kreativen Überschrift? Auch beim Motivationsschreiben gilt: Den Start macht die Einleitung, dann folgt der Hauptteil und zum Ende kommt der Schluss.
1. Aller Anfang ist schwer:
Der Einstieg fällt oft schwer. Hier ist es wichtig, kreativ zu sein, Interesse zu wecken und Floskeln zu vermeiden. Am besten gleich auf den Punkt kommen und darstellen, warum einem das Unternehmen attraktiv erscheint und was man selbst dazu beitragen kann. Beispielsätze wären:
- Die von Ihnen ausgeschriebene Stelle als XXX hat aufgrund der vielfältigen Tätigkeiten mein Interesse geweckt.
- Bereits seit langer Zeit verfolge ich Ihr Unternehmen und sehe zahlreiche Parallelen hinsichtlich Ihrer Firmenphilosophie und meinen bisherigen Tätigkeiten und Interessen.
- Ich erkenne meine persönlichen Werte XXX deutlich in Ihrer Unternehmensphilosophie wieder, weshalb ich mich auch auf die Stelle als XXX bewerbe.
2. Jetzt geht’s zur Sache:
Im Hauptteil ist es wichtig, nicht nur die Fakten aus dem Lebenslauf zu wiederholen. Die eigenen Kompetenzen, Stärken und Fähigkeiten sollen geschildert und mit Beispielen aus dem Berufsleben belegt werden. Dabei müssen die Inhalte auch zur ausgeschriebenen Stelle passen. Künftige Ziele oder Zusatzqualifikationen können ebenfalls angeführt werden. Die eigene Motivation soll dabei aber möglichst authentisch dargestellt werden. Eigenwerbung – ja, aber nicht zu dick auftragen.
3. Ein runder Abschluss:
Im Schlussteil soll auf jeden Fall erwähnt werden, dass man zu einem persönlichen Gespräch eingeladen werden will. Das Motivationsschreiben soll dabei positiv und freundlich beendet werden. Abschwächende Konjunktiv-Formen wie „könnte“, „möchte“, „würde“ haben hier keinen Platz. Auf den Punkt kommen und selbstbewusst sein ist Trumpf. Hier wieder einige Beispielsätze:
- Ich freue mich auf eine Rückmeldung und ein persönliches Gespräch.
- Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung und freue mich auf ein persönliches Gespräch.
- Wenn meine Bewerbung Ihr Interesse geweckt hat, freue ich mich auf ein persönliches Kennenlernen.“
Zurücklehnen und die KI machen lassen
Eben nicht! Obwohl KI-Technologien zwar innovative und ausgefeilte Möglichkeiten bieten, sind sie nicht mehr und auch nicht weniger als ein hilfreiches Werkzeug. Der Einsatz von KI muss geübt und zielgerichtet sein. Sie bietet einen Mehrwert, aber keine ganzheitliche Lösung. Das Ergebnis muss überarbeitet und kontrolliert werden.
Vorteile:
Schreib- und Zeithilfe:
KI-Technologien wie beispielsweise ChatGPT können beim Schreiben helfen. Tippfehler aber auch Grammatik- und Rechtschreibfehler werden reduziert und auch bei angemessenen Formulierungen können solche Programme Unterstützung bieten. Auch die Zeit ist ein wichtiger Faktor. Mit genauen Angaben kann KI in kurzer Zeit einen brauchbaren Text erstellen.
Aufbauhilfe:
KI-Systeme können aber auch beim Aufbau eines Motivationsschreibens unterstützen. So lässt sich etwa mit ChatGPT eine Struktur schaffen, weil das Programm eine gewisse Standardisierung ermöglicht.
Informationsaufarbeitung:
Mit KI können beispielsweise auch Informationen aus dem Lebenslauf aufgearbeitet und daraus Informationen für das Motivationsschreiben erstellt werden. Dasselbe gilt für Infos über die ausgeschriebene Stelle. Hier können mittels KI Schlüsselwörter und Formulierungen erstellt werden, die für die jeweilig gewollte Position wichtig sind.
Nachteile:
Teure Massenware:
Mit KI erstellte Bewerbungsschreiben klingen oft vereinheitlicht und wenig individuell. Häufig wird lediglich an der Oberfläche gekratzt und auch die Kreativität bleibt eingeschränkt. Für Motivationsschreiben braucht es Empathie, was KI (noch) nicht bieten kann. Zudem ist der Zugang zu guten KI-Programmen teilweise mit Kosten verbunden.
Datenleck und Falschaussage:
Auch bezüglich Datenschutz kann es zu Komplikationen kommen, weil mit persönlichen Daten gearbeitet wird. Zudem können KI-Programme eventuell auch falsche Angaben machen, was ebenfalls zu Konsequenzen führen kann. Daher gilt: Die Ergebnisse sind immer genau zu überprüfen.
Aus Faulheit wird Dummheit:
Wer sich zu stark von der KI abhängig macht, riskiert, dass wichtige Fähigkeiten wie eigenständiges Schreiben oder Kreativität nicht entwickelt werden oder mit der Zeit verlorengehen. KI kann deshalb gerne für ein gelungenes Motivationsschreiben genutzt werden, sie sollte aber mit eigenen kreativen Leistungen verknüpft werden.
Die Motivationsschreiben-Checkliste
- Zu den allgemeine Spielregeln
- Hintergründe der Qualifikation erklären
- Nicht nur Fähigkeiten aufzählen
- Auf Formalitäten, Struktur und Einheitlichkeit achten
- Nicht mehr als eine Seite schreiben
- Auf Rechtschreibung und Grammatik achten
- Zur eigentlichen Geschichte
- Kreativ und ohne Floskeln starten
- Interesse am Unternehmen signalisieren
- Kompetenzen schildern und mit Beispielen belegen
- Angaben passend zur ausgeschriebenen Stelle auswählen
- Eigenwerbung machen, aber nicht zu dick auftragen
- Positiv und freundlich enden
- Konjunktiv-Formen vermeiden
- Selbstbewusst sein
- Zur Krux mit der KI
- KI als Schreibhilfe nutzbar
- Auch für Aufbau und Struktur zu verwenden
- Für Infosammlung aus Lebenslauf und Stellenausschreibung brauchbar
- Ergebnis überprüfen, weil Fehler entstehen können und häufig Massenware produziert wird
- Auf Datenschutz achten, weil mit sensiblen Daten gearbeitet wird
- Nicht nur auf KI verlassen, weil sonst die Kreativität verloren geht
