Bei Tech-Tuesday präsentieren wir Ihnen Tools, die uns tagtäglich in unserer redaktionellen Arbeit unterstützen. Heute stellen wir Todoist vor.

Haris Kovacevic, Chefredakteur von top.tirol:

Meistens ist es ja so: Nicht der Workload selbst sorgt für Stress, sondern das Gefühl, den Überblick zu verlieren. Um dem nicht anheimzufallen, nutze ich seit einigen Jahren die App Todoist. Sie hilft mir, meine Aufgaben zu definieren, in meinen Kalender zu integrieren, aber auch weiter zu delegieren, falls ich selbst nicht mehr die zeitlichen Ressourcen habe, sie zu erledigen.

Todoist selbst hat sehr viele Funktionen und vermutlich kommt man gar nicht dazu, sie in ihrer Fülle alle zu nutzen. Das ist auch nicht notwendig — und es ist vor allem nicht empfehlenswert. Denn die Betreuung einer To-do-Listen-App ist Arbeit, die unter Umständen auch ausarten kann. Wichtig ist, dass man das Tool so verwendet, dass es einem den Arbeitsalltag erleichtert — und eben nicht für weitere To-do-Listen-Punkte sorgt.

1. Aufgaben eintragen

Jede Aufgabe, die zu erledigen ist, notiere ich mir zuallererst als allgemeinen To-do-Listenpunkt auf Todoist. Im Nachhinein kann ich sie einem Projekt zuordnen, ihr eine Deadline setzen und ihr eine Prioritätenstufe zuweisen. Jeder Aufgabe kann man außerdem Unterpunkte, aber auch Notizen hinzufügen, die einem helfen, die Aufgabe später zu erledigen.

2. Kalenderansicht nutzen

Ist die Aufgabe richtig eingetragen, einem Projekt und einem bestimmten Tag zugeordnet, verschafft die Kalenderansicht einen guten Überblick über die Aufgaben des aktuellen Tages. Der Vorteil: Trägt man seine Termine direkt in den Kalender ein, weiß man, ob der Workload für den jeweiligen Tag realistisch ist oder ob man noch etwas nachkoordinieren muss.

3. Muster und Wiederholungen

Wenn sich Aufgaben täglich, wöchentlich, monatlich oder wie auch immer geartet wiederholen, lässt sich das bei Todoist leicht eintakten. Bei der Zeitangabe muss man dann einfach präzise reinschreiben, wann man an diese Aufgabe erinnert werden möchte und die Sache hat sich.

Wenn diese Aufgabe dann auch noch einem bestimmten Muster folgt, das man nacheinander abarbeiten muss, kann man diese Aufgabenabfolge abspeichern und gegebenenfalls auspacken. So läuft man nicht Gefahr bei sich wiederholenden Aufgaben irgendwelche Details zu vergessen: Wichtig ist, dass man sie einmal richtig abspeichert.

Todoist ist die App, in der bei mir alles zusammenläuft: Meine Termine, Aufgaben, Notizen und anderes. Die meisten Anwendungen sind praktisch und lassen sich leicht nutzen, andere wiederum nerven ein bisschen. Da die App eigentlich für angelsächsische User konzipiert wurde, kommt es manchmal zu Problemen, wenn man versucht, ihr Befehle auf Deutsch zu geben. Außerdem ist der Preis von knapp 50 Euro im Jahr für die Vollversion (ja, es gibt auch eine kostenlose Variante) gar nicht so bescheiden. Aber man gönnt sich halt sonst recht wenig.