Haben Sie auch schon darüber nachgedacht, die Kellerregale leer zu räumen und Ihre Unterlagen digital zu archivieren? Hier müssen jedoch einige wichtige Punkte berücksichtigt werden.

Generell können Buchhaltungsunterlagen auch elektronisch archiviert werden. Das Abgabenrecht erlaubt die Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe (§ 132 Abs 2 BAO).

Revisionssicher bedeutet, dass digitale Dokumente bzw. Belege in keiner Weise verändert bzw. Änderungen transparent und nachvollziehbar protokolliert werden.

Für die Revisionssicherheit kommen nur einmalig beschreibbare Datenträger (CD-R, DVD-R, Blue-ray) oder eine spezielle, festplattenbasierte Archivsoftware bzw. eine revisionssichere Archivierung in der Cloud in Frage.

TIPP: Verträge sollten im Original aufbewahrt werden.