Die eigene Zeit optimal zu nutzen, ist leichter gesagt als getan. Mit unseren fünf Tipps können Sie dem aber ein ganzes Stück näherkommen.
Wer kennt das nicht: Die Aufgaben stapeln sich, aber der Einstieg fällt schwer. Und ehe man sich versieht, ist der Tag rum – ohne dass wirklich etwas erledigt wurde. Damit es gar nicht erst so weit kommt, haben wir ein paar hilfreiche Ideen gesammelt, wie man den eigenen Workflow besser in den Griff bekommt.
- Klare Ziele setzen.
Wer nicht weiß, wohin er will, kommt auch nirgends an. Deshalb hilft es, sich konkrete und realistische Ziele zu setzen, die sogenannten SMART-Ziele (Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Timely).
- Aufgaben richtig sortieren
Aufschieben kennen wir vermutlich alle. Gerade die nervigen oder komplizierten Sachen bleiben gern liegen. Damit daraus keine Dauerbaustelle wird, lohnt es sich, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen – und dann Schritt für Schritt anzugehen.
Ein Klassiker unter den Tricks: das „Eat the Frog“-Prinzip, das auf ein Zitat von Mark Twain zurückgeht: „Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.” Heißt im Klartext: Erst das Unangenehme erledigen – dann wird der Rest des Tages umso entspannter.
- Zeit und Energie schlau einteilen
Nicht alles lässt sich einfach in den Kalender quetschen – vor allem dann nicht, wenn die Energie fehlt. Wer wirklich was schaffen will, sollte nicht nur seine Zeit im Blick behalten, sondern auch darauf achten, wann er oder sie am besten funktioniert.
Manche sind morgens voll da, andere laufen abends zur Höchstform auf. Es lohnt sich, mal drauf zu achten, wann man richtig im Flow ist – und die wichtigen Aufgaben genau dann einzuplanen. Genauso essenziell: Pausen machen und sich nicht durch den ganzen Tag hetzen. Auch Produktivität braucht mal Luft zum Atmen.
- Fokussiert statt verzettelt
Wer alles gleichzeitig machen will, schafft am Ende meist ... nichts so richtig. Besser ist: Eine Sache nach der anderen – und die mit voller Aufmerksamkeit. Multitasking klingt zwar effizient, kostet aber oft mehr Energie und Zeit, als man denkt.
Deshalb lieber einer Aufgabe die volle Konzentration schenken, sie sauber zu Ende bringen und dann zur nächsten wechseln.
- Ablenkungen aus dem Weg räumen
Kommen wir zum Klassiker: Das Handy. Wir lieben es, aber es ist auch der größte Fokus-Killer. Ein kurzer Blick aufs Display und schon ist die Konzentration weg. Deshalb am besten das Handy auf lautlos stellen und außer Sichtweite legen – dann fällt der Griff weniger leicht.
Aber nicht nur das Smartphone kann ablenken – auch KollegInnen oder Geräusche im Büro können schnell den Flow stören. In solchen Momenten helfen gute Kopfhörer oder ein ruhiger Rückzugsort, um den Kopf bei der Sache zu behalten.
