Ein immer wiederkehrendes Thema in der Steuerwelt ist das Fahrtenbuch, sei es bei Beratungsgesprächen oder bei Betriebsprüfungen.

Es wird als unbeliebt angesehen, weil das Führen von vielen Steuerpflichtigen als lästig empfunden wird, und doch ist es äußerst wichtig für die Geltendmachung von Betriebsausgaben im Zusammenhang mit der Nutzung eines Kraftfahrzeugs.

Ein Fahrtenbuch ist die schriftliche Dokumentation der mit einem bestimmten Fahrzeug zurückgelegten Strecken und der Gründe für die jeweiligen Fahrten. Zu den wesentlichen Inhalten eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches zählen:

• Datum
• Zeitpunkt Abfahrt
• Zeitpunkt Ankunft
• Reiseweg (falls nicht direkter Weg)
• Zweck der Fahrt (wenn betrieblich)
• Kilometer-Stand bei Abfahrt
• Kilometer-Stand bei Ankunft (hier geht es um die gefahrenen Kilometer - betrieblich/privat)

Folgende Aspekte müssen unbedingt beachtet werden:

• Für jedes KFZ muss ein eigenes Fahrtenbuch geführt werden.
• Die Führung muss zeitnah und
• bestenfalls handschriftlich
• in geschlossener Form (keine losen Blätter) erfolgen,
• um nachträgliche Änderungen auszuschließen (keine Verwendung eines Bleistiftes)
• Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich 7 Jahre.

Elektronisches Fahrtenbuch

Eine elektronische Führung des Fahrtenbuches ist ebenso möglich. Diese ist grundsätzlich formell ordnungsgemäß, sofern sichergestellt ist, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind. Ein EXCEL-Sheet erfüllt dieses Kriterium demnach nicht!

Weitere Informationen zum Sachbezug, den Zweck des Fahrtenbuches und Entscheidungen des Bundesfinanzgerichtes können online nachgelesen werden.