Wenn es um die Gemeinsame Prüfung der Lohnabgaben und Beiträge (GPLB) geht, zeigt sich oft, dass der Teufel im Detail liegt.

Manchmal fehlen genau die Unterlagen, die für die Nachvollziehbarkeit der Lohnverrechnung unabdingbar sind, oder sie sind unvollständig. Eine sorgfältige Dokumentation in diesem Bereich ist jedoch nicht nur zur Vermeidung von Kopfschmerzen bei der Prüfung essenziell, sondern auch im eigenen Interesse, um unangenehme Überraschungen und Probleme zu vermeiden.

Die Arbeitszeitaufzeichnungen

Gemäß Arbeitszeitgesetz sind Dienstgeber verpflichtet, präzise Aufzeichnungen über die Arbeitsstunden ihrer Dienstnehmer zu führen. Dies inkludiert die Festlegung und Dokumentation des Beginns und der Dauer eines Durchrechnungszeitraumes. Falls die Arbeitszeitaufzeichnungen den Dienstnehmern überlassen werden, wie es bei Gleitzeitmodellen oft der Fall ist, müssen diese entsprechend angeleitet werden. Dennoch bleibt die letzte Verantwortung für die Korrektheit und Vollständigkeit dieser Aufzeichnungen beim Dienstgeber. Am Ende der Gleitzeitperiode ist es erforderlich, dass die Dienstgeber die Aufzeichnungen überprüfen. Bei elektronischen Zeiterfassungssystemen müssen sie auf Anfrage Kopien der Aufzeichnungen an die Dienstnehmer ausgeben oder zumindest Einsicht gewähren.

Das Lohnkonto

Das Lohnkonto ist das Herzstück der Lohnverrechnung. Jeder Dienstgeber ist verpflichtet, für jeden Mitarbeiter ein solches Konto genau zu führen. Gemäß § 76 des Einkommensteuergesetzes 1988 und der Lohnkontenverordnung sind bestimmte Inhalte zwingend erforderlich.

Eine detaillierte Auflistung dazu und weitere wichtige Informationen kann online nachgelesen werden.