Gleich vorweg: Wie wird die Rezeption mit den Tools von CASABLANCA hotelsoftware digitalisiert?

„Der digitalisierte Ablauf beginnt bereits vor der Anreise der Gäste, indem der Betrieb mit unseren Systemen auf allen wichtigen Online-Kanälen, wie Booking.com, Feratel, HRS oder Expedia, präsent und buchbar ist. Nach der Buchung läuft der gesamte Schriftverkehr automatisiert ab. Der Check-in kann vom Gast auf digitalem Wege erledigt werden. Die Rezeption wird durch diese Digitalisierungsmaßnahmen stark entlastet.“

Stichwort digitaler Schriftverkehr: Wie kann man sich das vorstellen?

„Egal ob Anfrage, Buchung, Anzahlung oder Gästeinformation – jeder Schritt wird von Korrespondenz begleitet. Das musste früher händisch vom Rezeptionspersonal erledigt werden, läuft nun aber völlig autonom und automatisiert im Hintergrund. Ein weiterer Vorteil ist, dass beispielsweise Angebote direkt buchbar sind – auch dieser Vorgang läuft dann ohne Zutun der Rezeption ab.“

Und wie sieht der digitale Check-In bei Ihren Systemen aus?

„Nachdem die Reservierung getätigt wurde, kann der Gast in Eigenregie alle für den Check-in relevanten Daten online übermitteln. Dazu kann auch einfach ein Reisedokument eingescannt werden und die Informationen werden automatisch ausgelesen. Das spart dann bei der Anreise wertvolle Zeit. Auch das Meldewesen kann vorab vom Gast selbst erledigt werden – dazu genügt eine digitale Unterschrift des Meldezettels in unserer Gäste-App. Seit neuestem kann sich der Gast auch eigenständig seine Zimmerkarte vor Ort schreiben – wie bei einer Terminallösung. Somit kommt der Gast zu seiner Zimmerkarte, auch wenn die Rezeption gerade nicht besetzt ist.“

Gibt es auch digitale Angebote, währenddessen der Gast im Haus ist?

„Ja, im Prinzip kann unsere Gäste-App, welche unter anderem alle Funktionen einer digitale Gästemappe abbildet, als zentrale Informationsplattform für den Gast angesehen werden, da darin alle Infos rund um das Haus, über Angebote, mögliche Aktivitäten, Specials und vieles mehr auf digitalem Wege präsentiert werden können. Darüber hinaus kann der Gast während des gesamten Aufenthalts online eine Live-Rechnungsübersicht abrufen. Auch der Check-out samt Bezahlung ist völlig eigenständig abzuwickeln oder kann alternativ auch bargeldlos am Zahlungsterminal an der Rezeption mittels verschiedener Zahlungsmodalitäten wie Kreditkarte oder Debitkarte erfolgen.“

Frage zum Abschluss: Die vollständige Digitalisierung der Rezeption wurde ja bereits angesprochen. Wird das Personal dann überflüssig?

„Nein, unser Ansatz war es und ist es nach wie vor, dass die Digitalisierungsmaßnahmen lediglich wiederkehrende, bürokratische Handlungen im Hotelalltag betreffen. Eigentlich ist genau das Gegenteil der Fall: Das Rezeptionspersonal wird in Sachen Bürokratie stark entlastet und kann sich dadurch optimal um die Servicierung der Gäste kümmern und gezielt auf diese eingehen. Und genau diese Qualität der Service- und Dienstleistung macht einen erfolgreichen Hotelbetrieb in der Ferienhotellerie heutzutage aus. Persönlicher Service und digitale Angebote müssen miteinander harmonieren. Zusammengefasst heißt das nach unserem Verständnis: Digitalisierung in der Hotellerie, wo es sinnvoll und nötig ist, aber das Personal an der Rezeption bleibt der Ansprechpartner Nummer eins für den Gast vor, während und nach dem Aufenthalt.“

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• Fertigstellung/Umzug in den CASABLANCA Campus; Über 60 Mitarbeiter:innen
• Baustart des neuen Firmengebäudes; Standorterweiterung Innsbruck; über 50 Mitarbeiter:innen
• Seit 2010 jährlich eine neue Cloud-Anwendung entwickelt; 35 Mitarbeiter:innen
• Start der CASABLANCA Clouddienste (Online Systeme) – der Pre-Check-In wurde entwickelt
• Erfindung des iPhones als Anlass, erste Schritte hinsichtlich Cloud-Technologie zu machen
• Großer Kundenzuwachs, da die Umstellung auf den Euro technisch umgesetzt wurde
• Großer Kundenzuwachs, da der Jahressprung 2000 technisch umgesetzt wurde
• Erste größere Hotels in Österreich nutzen die Hotelsoftware von CASABLANCA
• Entscheidung und erste Bemühungen, Hotelsoftware unter Windows 3.0 zu entwickeln
• Gründung des Einzelunternehmens Alexander Ehrhart