Reden ist Silber, richtig kommunizieren Gold

Innerhalb eines Unternehmens gilt es, präzise Informationen auszutauschen. Dass das trotz der zahlreichen Möglichkeiten alles andere als einfach ist, weiß jeder Arbeitgeber. Die vielen Instrumente bieten eine Menge Möglichkeiten. Diese muss man aber auch richtig zum Einsatz bringen.

Man kann ja bekanntlich „nicht nicht kommunizieren“, wie der Philosoph und Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick feststellen konnte. Also sollte man es, wenn schon, möglichst richtig machen – vor allem innerhalb des Unternehmens. Eine gute innerbetriebliche Kommunikation informiert die Mitarbeiter über Neuheiten im Unternehmen, regelt organisatorische Abläufe, bietet Orientierung, motiviert und gibt Feedback; eine noch bessere baut ein Wir-Gefühl in der Firma auf, sorgt für gutes Arbeitsklima, bindet alle Mitarbeiter ein, vernetzt und ist vor allem inhaltlich und zeitlich präzise und vollständig.

Experten unterscheiden innerhalb eines Unternehmens drei Arten der Kommunikation:

1. Top-down, jene der Chefetage mit den Mitarbeitern, 2. Bottom-up, jene der Mitarbeiter mit der Chefetage und 3. Horizontale, die Kommunikation gleichrangiger Mitarbeiter untereinander. Den reibungslosen Ablauf aller drei Kommunikationsarten zu gewährleisten, ist Aufgabe des Arbeitgebers und alles andere als einfach. Zum Glück stehen ihm dafür zahlreiche neue und altbewährte Möglichkeiten zur Verfügung:

E-Mails

Eignen sich grundlegend für jede Art der Kommunikation. Aber Achtung: So praktisch E-Mails wirken, verursachen sie doch einiges an Papierkram, auch wenn meistens nur digital. Sind mehrere Leute an einer Konversation beteiligt, geht der Überblick rasch verloren.Zum Chatten und Abstimmen – vor allem in großen Gruppen – eignen sich Mails also eher nicht. Hat man aber einen längeren Sachverhalt schriftlich festzuhalten, und möglicherweise nur mit einem Kollegen oder Mitarbeiter, bieten sie sich hervorragend an.

Mitarbeitergespräch

Regelmäßig stattfindend und gut geführt, können Mitarbeitergespräche ein wahrer Segen für jede Führungskraft sein. Vorausgesetzt man schafft ein Klima, in dem offen und ehrlich auch über Probleme gesprochen werden kann. Den Termin sollte der Arbeitgeber selbst zwar anregen, federführend beim Gespräch sollte aber der Angestellte sein. Einmal im Jahr in vertrauter Atmosphäre ein etwa einstündiges Gespräch anhand eines Leitfadens mit einem Angestellten kann das ein oder andere Problem aufdecken und vorbeugend wirken. Die Benefits erntet nicht nur der Arbeitgeber, sondern auch der Mitarbeiter selbst, wenn er merkt, dass seine Ansichten und Ideen wertgeschätzt werden.

Meetings

Ob digital oder im Besprechungsraum vor Ort: Meetings erfüllen immer noch ihren Zweck – vorausgesetzt, sie sind gut gemacht. Dafür gilt es einige Regeln zu beachten:

1. Das Ziel des Treffens klar festlegen.
2. Alle dafür relevanten Teammitglieder teilnehmen lassen.
3. Gut vorbereitet sein, sodass es nicht zu Verzögerungen kommt.
4. Kompetent moderieren.
5. Ergebnisse gewinnbringend festhalten oder auf anderweitige Weise nachbereiten.

Aushänge

Auch wenn der Kommunikationskanal etwas veraltet wirkt, gibt es Möglichkeiten, ihn erfolgreich zum Einsatz zu bringen. Ansprechend gestaltet, können beispielsweise unverbindliche Angebote des Unternehmens an die Mitarbeiter an gut sichtbaren Orten in der Firma angebracht werden. Bei wichtigen Infos, die den Arbeitsalltag oder gar die Zukunft des Unternehmens betreffen, sollte man auf Aushänge allerdings verzichten.

Newsletter

Es erfordert zwar einiges an Ressourcen, doch kann ein Newsletter ein wahrer Segen sein, wenn es darum geht, Mitarbeiter zu informieren, die Zufriedenheit zu steigern oder zum Dialog anzuregen. Wichtig ist: Er sollte kurz, knapp und interessant gestaltet sein. Auch die Versandfrequenz ist wichtig: Kommen die Newsletter zu oft, könnten sie als lästig empfunden werden; zu selten könnten sie unbemerkt bleiben.

Wichtig ist, hier die goldene Mitte zu finden und den passenden Rhythmus fürs eigene Unternehmen. Newsletter muss übrigens nicht nur purer Text sein: ein Video, eine Tonspur, eine Möglichkeit der Interaktion. Mittlerweile hat sich auf dem Gebiet vieles getan, das man als Unternehmer nutzen kann und nutzen sollte.

Intranet

Manchen Unternehmen dient das Intranet als Sammel-Tool für viele unterschiedliche Anwendungen. Die Gefahr besteht aber eindeutig darin, dass man es übertreibt. Hier gilt die Regel: Nur weil was möglich ist, muss es nicht unbedingt nötig sein. Dennoch sollten die Möglichkeiten des Intranets genutzt werden.Wichtig: Langweilig sollte es nicht werden. Inhalte, die man hier findet, müssen interessant aufbereitet und der Service für die Mitarbeiter klar und einfach zu bedienen sein.

Was sollte man hier finden?

  • News (kurz und knapp)
  • Allgemeine nützliche Infos
  • FAQs
  • Veranstaltungskalender (eventuell mit Registrierfunktion)
  • Mitarbeiterverzeichnis
  • Interne Chatfunktion
  • Feedback-Space
  • Ideenmanagement
  • Spiele und Wettbewerbe

Blog

Was man über Newsletter sagen kann, kann man auch über Blogs sagen. Einziger Unterschied: Newsletter abonniert man und Blogs ruft man auf – beides freiwillig und unaufdringlich.

Informelle Gespräche

Im Großraumbüro, am Kaffeeautomaten, in der Küche, im Gemeinschaftsraum oder am Gang werden manchmal wichtige Arbeitsgespräche geführt. Arbeitgeber sollten die Freizeitorte jedenfalls nicht unterschätzen, sondern eher fördern. Schriftliche Kommunikation hat zwar ihre Vorteile, kann aber leicht auch zum Handicap werden. Mündlicher Austausch fördert das Vertrauen, das Miteinander und eignet sich für sehr viele Gespräche wesentlich besser als eine E-Mail oder eine Chatnachricht.

Chattools

Die Digitalisierung bietet mittlerweile eine Unmenge Tools jenseits der E-Mail an. Als Unternehmer hat man die Qual der Wahl und muss jenes Programm auswählen, das für das eigene Unternehmen ideal ist. Brauche ich einen Videochat? Mobilen Zugriff? Sichere End-2-End-Verschlüsselung? Am Ende bleiben einer oder zwei zur Auswahl. Auch hier wichtig: Ein Tool finden, das möglichst für das ganze Unternehmen passt und bei dem alle miteingebunden werden können. Es besteht nämlich die Gefahr, dass die verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Programme verwenden – was weder praktisch ist noch zu einem Zusammengehörigkeitsgefühl führt.

Mitarbeiterbefragung

Als Arbeitgeber ist es schwer, ehrliches und gutes Feedback von den eigenen Mitarbeitern zu bekommen. Dabei ist die Zufriedenheit der Angestellten enorm wichtig für die Chemie im Unternehmen, die Effizienz, Arbeitsmotivation und Produktivität. Viele Unternehmen setzen auf Umfrageinstitute, die Mitarbeiterbefragungen durchführen und die Ergebnisse anonymisiert an die Chefetage weiterleiten. Vorteil: Beide Seiten haben was davon. Die Angestellten können sich ihrer Anonymität sicher sein und ehrlich ihre Meinung sagen, während die Geschäftsführung offenes Feedback bekommt und die Weichen gegebenenfalls anders stellen kann. Nachteil: Eine solche Umfrage zeugt nicht gerade von einem offenen Ton und Vertrauen in der Firma.

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