„Meeting Experts“ schaffen Synergie im Kongressbereich

Die 2020 gegründete Interessensgemeinschaft „Meeting Experts“, ein gemeinsames Projekt von Congress Messe Innsbruck, Leopold Franzens Universität Innsbruck, Medizinische Universität Innsbruck sowie Innsbruck Convention Bureau, hat eine Strategie für die nächsten Jahre erarbeitet.

Die Kongressstadt Innsbruck soll weiter gestärkt werden. WissenschafterInnen an den Innsbrucker Universitäten unterstützen und werben als Botschafter für den Standort in ihren Reihen auf internationaler Ebene.

Bereits seit Jahren besteht eine enge Kooperation zwischen der Congress Messe Innsbruck (CMI) und dem Innsbruck Convention Bureau, wenn es um die Akquise und Abwicklung größerer Kongresse in der Tiroler Landeshauptstadt geht. Um den Kongressstandort Innsbruck weiterzuentwickeln und um auch nach der Krise wieder am internationalen Kongressparkett mitzumischen, sind neue Strategien und Maßnahmen notwendig. Mit der im Jahr 2020 ins Leben gerufene „Meeting Experts“ Gruppe wird ein Brückenschlag zur Wissenschaft ermöglicht, um potenzielle Synergien zu nutzen.

Mitglieder der Expertengruppe:

  • Prof. Gustav Fraedrich (bis 2020 langjähriger Leiter der Univ.-Klinik für Gefäßchirurgie, Medizinische Universität Innsbruck)
  • Alexandra Einwaller (Projektleiterin des Innsbruck Convention Bureau)
  • Simona Gurtner (Referentin Eventmanagement, Team PR & Medien an der Medizinischen Universität Innsbruck)
  • Sven Oliver Jeschke (Referent des Dekanats an der Fakultät für Soziale und Politische Wissenschaften an der Leopold Franzens Universität Innsbruck)
  • Ina Kähler (Head of PCO Tyrol Congress & Business Development Conferences)
  • Klaus Schmidhofer (Vertriebs- und Marketingleiter Congress Messe Innsbruck)
  • Uwe Steger (Leiter des Büros für Öffentlichkeitsarbeit der Leopold Franzens Universität Innsbruck)
  • Christine Stelzer (Leiterin des Innsbruck Convention Bureau, Innsbruck Tourismus)

Stärkung des Kongressstandorts

„Funktionierende Netzwerke ermöglichen erfolgreiches Wirtschaften und nur das Zusammenspiel verschiedenster Stakeholder aus den unterschiedlichsten Bereichen wie Wirtschaft, Wissenschaft und Tourismus können sicherstellen, dass im Kongresswesen alle Potenziale erkannt werden und somit der Kongress Standort Innsbruck gestärkt wird“, beschreibt Christine Stelzer den leitenden Gedanken, der hinter der Gründung von Meeting Experts steht. Das interdisziplinär und organisationsübergreifend agierende Team hat die Zeit der Pandemie genutzt, um sich mit den Herausforderungen der Zukunft zu beschäftigen und eine Strategie für die kommenden Jahre festzulegen.

Mulitpikatoreffekt nutzen

„Wir wollen nach Corona wieder internationale Kongresse nach Innsbruck holen und auch WissenschafterInnen an den Universitäten motivieren in ihrer Community für Innsbruck zu werben sowie proaktiv Fachkongresse zu akquirieren. Dieser ‚Multiplikator-Effekt‘ hat den Veranstaltern in der Tiroler Landeshauptstadt immer schon wichtige Kontakte zugänglich gemacht und viele Tagungen überhaupt erst ermöglicht. Nun gilt es, diese Art der Zusammenarbeit zu institutionalisieren und weiter auszubauen“, erklärt Prof. Gustav Fraedrich (Univ.-Klinik für Gefäßchirurgie, Medizinische Universität Innsbruck). „Diesem Leitgedanken folgend planen die Meeting Experts Ende November gemeinsam mit der Medizinischen Universität und der Leopold Franzens Universität eine Infoveranstaltung zum Thema Kongress“, fügt Simona Gurtner (Referentin Eventmanagement, Team PR & Medien an der Medizinischen Universität Innsbruck) ergänzend hinzu.

Akquise von Kongressen: Aufwändiger Prozess, lokale Vertreter von zentraler Bedeutung!

Die Akquisezeit für eine größere Veranstaltung im Kongressbereich dauert im Mittel drei bis fünf Jahre und ist ein aufwändiger Prozess, in dem zumeist das lokale Mitglied des Verbandes die zentrale Rolle spielt. „Exakt an dieser Schnittstelle können wir als Berater eine Brücke zwischen der Wissenschaft und der Kongresswirtschaft bauen“, erklärt Uwe Steger, Leiter Büro für Öffentlichkeitsarbeit der Leopold Franzens Universität. Hier setzen die Meeting Experts an, entwerfen Strategien im Bereich der Akquise, beraten und unterstützen interessierte WissenschafterInnen und potenzielle Kongressveranstalter, bringen die Stakeholder an einen Tisch und holen im Erfolgsfall – einen internationalen Kongress in die Landeshauptstadt.

Unterstützend tätig mit Erfahrungen und Kontakten

„Die ‚Meeting Experts‘ sollen im Wesentlichen unterstützend und beratend tätig sein, denn sie verfügen über die notwendigen Erfahrungen und Kontakte“, so Sven Jeschke. „Für 2022 konnte so bereits vor einigen Jahren der internationale ECPR (European Consortium for Political Research) Kongress mit bis zu 2000 TeilnehmerInnen für Innsbruck gewonnen werden.“

„Die Congress Messe Innsbruck ist mit ihren drei Standorten (Congress Innsbruck, Messe Innsbruck und congresspark igls) der verlässliche Partner für die professionelle Ausrichtung von Kongressen. Wir bieten individuelle Lösungen mit unterschiedlichen Raumkonzepten und eine hohe Flexibilität bei der Organisation. Mit unserem erfahrenen Team kümmern wir uns vom Angebot bis zur Durchführung um einen optimalen Ablauf der Veranstaltung. Aktuell gilt es Verordnungen und Bestimmungen im Blick zu haben, die CMI kann darauf schnell und unkompliziert reagieren und passende Lösungen anbieten“, so Klaus Schmidhofer.

Mit dem PCO Tyrol Congress bietet die CMI ihren Kunden auch das komplette Portfolio einer professionellen Kongressagentur. Ina Kähler kennt das internationale Kongressbusiness seit vielen Jahren: „Bei Kongressen sprechen wir von wissenschaftlichen Verbandstagungen. Im Wesentlichen ist unsere Aufgabe, die Professoren zum Kongressablauf zu beraten. Wir entlasten sie weitestgehend in der Gesamtorganisation und unterstützen auch in der Budgetierung. Mit uns haben die Kunden einen erfahrenen Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Kongressorganisation.“

Gute Verkehrsanbindung und ÖPNV Netz vor Ort

Für internationale Kongresse ist eine gute verkehrstechnische Anbindung ein wesentlicher Faktor – wichtig sind gute Flugverbindungen besonders zu den Hubs Frankfurt und Wien, direkte Zugverbindungen innerhalb Europas sowie ein gut ausgebautes und möglichst günstiges ÖPNV Netz vor Ort. Letzteres kann Innsbruck Tourismus bereits gegenwärtig mit der Welcome Card anbieten, denn ab zwei Übernachtungen in einem Partnerbetrieb der Welcome Card können auch Kongressgäste kostenlos den öffentlichen Verkehr der Stadt nutzen.

„Meeting Experts“ schaffen Synergie im Kongressbereich
Duch den Zusammenschluss der Meeting Experts soll der Kongressstandort Innsbruck gestärkt werden.

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